Protokollieren

Eine gezielte Vorbereitung auf das Protokollieren umfasst das Verständnis über Ziel und Zweck der Sitzung, das Einholen relevanter Unterlagen sowie die Klärung von Erwartungen hinsichtlich Form, Inhalt und Verantwortlichkeiten des Protokolls.

Beim Protokollieren ist es wichtig, während der Sitzung strukturierte und prägnante Notizen zu machen – dabei sollten zentrale Aussagen, Beschlüsse und offene Punkte klar festgehalten und Nebensächliches weggelassen werden, um die Übersicht und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Ein vollständiges Protokoll enthält alle relevanten Informationen wie Datum, Teilnehmende, besprochene Themen, getroffene Entscheidungen, vereinbarte Massnahmen sowie Verantwortlichkeiten und Termine – klar, sachlich und nachvollziehbar dokumentiert.

Ein Protokoll ist optimal strukturiert, wenn es klar gegliedert ist – mit einer übersichtlichen Einleitung, thematisch sortierten Gesprächspunkten, präzisen Ergebnissen und einer nachvollziehbaren Darstellung von Zuständigkeiten und Terminen.

Lesefreundlich formulieren bedeutet, klare und verständliche Sätze zu verwenden, Fachbegriffe sparsam einzusetzen, aktive Formulierungen zu wählen und Inhalte logisch sowie übersichtlich zu gliedern – so bleibt das Protokoll auch für Aussenstehende gut nachvollziehbar.